Was kostet eine Hausverwaltung?Und woran erkennt man ein faires Angebot?
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Nützlicher als eine erfundene Zahl ist zu wissen, woraus sich die Vergütung zusammensetzt und welche Positionen in einem Angebot fehlen dürfen — und welche nicht.
Woraus sich die Vergütung zusammensetzt
Jedes Angebot besteht aus denselben vier Bausteinen. Wer sie kennt, erkennt schnell, was in einem Angebot fehlt.
Grundvergütung je Einheit und Monat
Der Kern jedes Angebots. Sie deckt das laufende Geschäft ab: Buchhaltung und Zahlungsverkehr, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, die ordentliche Eigentümerversammlung, den Schriftverkehr, die Beschluss-Sammlung und die üblichen Objektbegehungen. Angegeben wird sie je Einheit und Monat — Garagen und Stellplätze meist zu einem reduzierten Satz.
Sonderleistungen, einzeln ausgewiesen
Alles, was nicht regelmäßig anfällt: weitere Versammlungen, Baubetreuung bei größeren Sanierungen, Mahn- und Klageverfahren, Bescheinigungen für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35 a EStG, Eigentümerwechsel, Sonderumlagen. Diese Positionen gehören der Höhe nach in das Angebot — nicht in eine Klausel, die auf eine „angemessene Vergütung“ verweist.
Auslagen
Porto, Kopien, Fahrtkosten. Manche Anbieter rechnen sie einzeln ab, andere haben sie in der Grundvergütung enthalten. Beides ist zulässig — vergleichbar wird es nur, wenn Sie wissen, welcher Fall vorliegt.
Umsatzsteuer
Verwaltervergütungen unterliegen der Umsatzsteuer. Achten Sie darauf, ob ein Angebot netto oder brutto rechnet; zwischen beiden Zahlen liegen 19 Prozent, und genau daran scheitern die meisten Vergleiche.
Was den Satz bestimmt
Sechs Faktoren erklären die meisten Unterschiede zwischen zwei Angeboten für scheinbar vergleichbare Objekte.
Anzahl der Einheiten
Der Satz je Einheit sinkt mit der Größe der Gemeinschaft, weil sich der feste Aufwand — Versammlung, Abrechnung, Buchhaltung — auf mehr Einheiten verteilt. Kleine Gemeinschaften zahlen je Einheit mehr, in der Summe aber weniger.
Zustand und Baujahr
Ein saniertes Objekt mit dokumentierter Technik verursacht weniger laufende Vorgänge als ein Haus mit Sanierungsstau, offenen Mängeln oder ungeklärter Bausubstanz.
Technische Ausstattung
Aufzug, Tiefgarage, Heizzentrale, Lüftungs- oder Brandmeldeanlage bringen Wartungs- und Prüfpflichten mit, die überwacht und dokumentiert werden müssen.
Anteil Gewerbe
Gewerbeeinheiten erfordern eine getrennte umsatzsteuerliche Behandlung, oft individuelle Verträge und eine eigene Abrechnungslogik. Das erhöht den Aufwand je Einheit.
Fluktuation
Bei der Mietverwaltung entscheidet die Zahl der Mieterwechsel spürbar mit: Vorabnahme, Übergabe, Kautionsabrechnung und Neuvermietung sind der aufwendigste Teil des Jahres.
Lage und Entfernung
Kurze Wege senken Kosten, weil sie Fahrten und Fremdvergaben ersparen. Das ist der Grund, warum wir unser Gebiet bewusst eng halten.
Sechs Fragen, die jedes Angebot beantworten sollte
Stellen Sie diese Fragen allen Anbietern. Die Antworten sagen mehr über die spätere Zusammenarbeit als der Preis auf der ersten Seite.
Wie viele Versammlungen sind enthalten?
Üblich ist eine ordentliche Versammlung je Jahr. Jede weitere kostet zusätzlich — der Satz dafür gehört ins Angebot.
Ist die Belegeinsicht kostenfrei?
Sie ist ein Recht der Eigentümer. Wer sie bepreist oder erschwert, verrät etwas über sein Verständnis von Transparenz.
Wie lange läuft der Vertrag?
Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der Erstbestellung nach Begründung der Gemeinschaft auf drei. Vertragslaufzeit und Bestellungsdauer sollten übereinstimmen.
Was passiert bei Sanierungen?
Baubetreuung wird häufig als Prozentsatz der Bausumme abgerechnet. Ein Prozentsatz ohne Obergrenze kann bei einer großen Maßnahme mehr ausmachen als die gesamte Jahresvergütung.
Wer führt die Konten?
Die Gelder der Gemeinschaft gehören auf Konten der Gemeinschaft — getrennt nach Bewirtschaftung und Erhaltungsrücklage, nicht auf ein Sammelkonto des Verwalters.
Was kostet ein Eigentümerwechsel?
Beim Verkauf einer Wohnung entsteht Verwaltungsaufwand. Ob ihn Verkäufer, Käufer oder die Gemeinschaft trägt, sollte geregelt sein.
Der billigste Anbieter ist selten der günstigste
Ein niedriger Satz entsteht fast immer über die Zahl der Einheiten, die eine Person betreut. Ab einer bestimmten Grenze lässt sich das nicht mehr durch Organisation ausgleichen — dann bleiben Vorgänge liegen.
Was das kostet, steht in keiner Rechnung: eine Betriebskostenabrechnung, die nach zwölf Monaten nicht zugestellt ist und damit keine Nachforderung mehr trägt. Ein Beschluss, der wegen eines Ladungsfehlers angreifbar ist. Eine Sanierung, die zwei Jahre zu spät kommt und deshalb doppelt kostet. Gemessen daran ist die Verwaltervergütung die kleinste Position im Wirtschaftsplan.
Deshalb wachsen wir bewusst und verwalten nur, was wir regelmäßig erreichen.
Fragen zur Vergütung
Was kostet eine Hausverwaltung pro Wohnung und Monat?
Eine belastbare Zahl lässt sich erst nennen, wenn Objektart, Größe, Zustand und Leistungsumfang bekannt sind — die Spanne zwischen einer neuwertigen Anlage und einem Haus mit Sanierungsstau ist erheblich. Wir nennen den Satz im Angebot vollständig, mit allen Sonderpositionen, damit Sie ihn ohne Nachfragen in der Eigentümerversammlung vorlegen können.
Warum sind die Angebote so unterschiedlich?
Weil sie unterschiedlich viel enthalten. Ein niedriger Grundsatz mit langer Liste an Sonderpositionen kann am Jahresende teurer sein als ein höherer Satz, in dem alles Übliche eingeschlossen ist. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn man die zu erwartenden Sonderleistungen eines Jahres mitrechnet.
Zahlt die Verwaltervergütung die Gemeinschaft oder der einzelne Eigentümer?
Bei der WEG-Verwaltung ist sie Teil der Bewirtschaftungskosten der Gemeinschaft und wird über den Wirtschaftsplan auf alle Einheiten verteilt. Die Mietverwaltung beauftragt und bezahlt dagegen der einzelne Eigentümer; auf die Mieter umlegbar ist sie nicht.
Was passiert, wenn die Verwaltung zu billig ist?
Ein niedriger Preis entsteht fast immer über die Zahl der Einheiten, die eine Person betreut. Die Folgen tauchen nicht in der Rechnung auf, sondern in verspäteten Abrechnungen, unbeantworteten Anfragen, angreifbaren Beschlüssen und aufgeschobener Instandhaltung — und die kosten später ein Vielfaches der Ersparnis.
Angebot mit allen Positionen
Nennen Sie uns Objektart, Anzahl der Einheiten und Ort. Sie erhalten ein Angebot, das Grundvergütung und Sonderleistungen vollständig ausweist — so, wie Sie es der Gemeinschaft vorlegen können.